Durf te delegeren
Sporters, trainers, coaches, scheidsrechters: ze dragen vanuit hun rol allemaal bij aan het functioneren van de vereniging. Zorg ervoor dat ook anderen, waaronder de sleutelfiguren, eigenaarschap krijgen in de uitvoering van de ambities van de club. Want jij en het bestuur zijn verantwoordelijk voor de visie, maar niet automatisch ook voor de uitvoering ervan.
Verdeel de verantwoordelijkheid
Stel dat ‘een gezonde sportkantine’ een ambitie is, wie kun je dan ‘mede- probleemeigenaar’ maken? Jullie hebben vast een barcommissie of een groep mensen die verantwoordelijk is voor de inkoop. Hoe kun je ervoor zorgen dat zij gezondere producten in huis halen? En wat zijn precies de verwachtingen die je daarbij hebt? Bestuursleden kunnen de barcommissie faciliteren in de aanschaf van voedingsmiddelen, maar het is belangrijk dat de barcommissie zelf inkopen doet bij de groothandel.
Geef ze het vertrouwen
Vraag ze om initiatief te nemen, een plan uit te werken die aansluit bij de ambities. En laat ze die dan ook daadwerkelijk uitvoeren! Dit is altijd een beetje spannend, maar door je verwachtingen kenbaar te maken en daarover afspraken te maken, kun je de uitvoerende taken met gerust gevoel uit handen geven. Geef ze het vertrouwen, want je vereniging ontwikkelt zich veel sneller als je durft los te laten.
Eigenaarschap in de praktijk
Zorg dat je als bestuur met sleutelfiguren samenkomt om onderlinge afspraken te maken en stel de volgende vragen centraal:
- Welke specifieke bestuursleden, sleutelfiguren en anderen kunnen (mede) verantwoordelijk worden gemaakt voor het behalen van de ambities?
- Welke specifieke taken zijn er binnen een ambitie te verwachten en hoeveel tijd vergen ze?
- Welke vaardigheden zijn ervoor nodig om de ambities uit te voeren?
- Zijn er taken die alleen door het bestuur gedaan kunnen worden?
- Welke verwachtingen zijn er bij de uitvoer van specifieke taken?
- Wie zorgt er voor een goede inbreng van de specifieke taken?
- Hoe spreken bestuursleden en sleutelfiguren elkaar aan als afspraken niet worden nagekomen?
“Binnen de vereniging willen we voorkomen dat een beperkt aantal mensen al het werk moet doen. Daarom werken we met veel commissies. Vele handen maken immers licht werk en zo pakken veel mensen dingen op. Dat moet ook wel, want voor de Zwem4daagse zijn veel vrijwilligers nodig. Ze delen de kaarten uit, begeleiden de deelnemers en bemannen diverse standjes. Naast het vele plezier is het krijgen van nieuwe leden de grote prikkel voor onze vereniging om ons hiervoor in te zetten. Bij de medaille uitreiking krijgen de deelnemers een strippenkaart voor vier waterpolo- en zwemtrainingen. Dat levert altijd wel een paar nieuwe leden op. Daarnaast zet je binnen de gemeente je vereniging op de kaart en is het ook gewoon leuk om al die blije deelnemers te zien.” - Nienke Hoeks - Bestuurslid (jeugdbeleid), Zwemvereniging De Warande
Tips
Bedenk wie je ‘mede-eigenaar’ kunt maken van een bepaalde taak door je allereerst af te vragen: ‘wie vindt dit leuk om te doen?’
Als je het moeilijk vindt om taken uit handen te geven, begin dan met kleine taken. Zo kun je uitvinden of je iemand wel of niet een taak kunt toevertrouwen.
Zorg ervoor dat grote taken in kleinere deeltaken verdeeld worden, zodat meerdere mensen een stuk kunnen oppakken en je sneller mensen vindt.
Maak je er niet makkelijk vanaf: zorg voor een goede briefing. Dan weet de ander precies wat hij moet doen en wat het doel is.
Stel altijd een deadline, ook al is het project niet tijdsgebonden. Dit voorkomt dat een taak constant vooruit geschoven wordt.
Geef een reëel beeld van de tijdsinvestering en wees hier eerlijk over. Op die manier voorkom je dat iemand halverwege afhaakt, vanwege tijdgebrek.
