Stap 1: De aanmelding. Wat staat er op jullie aanmeldformulier?
Een goed begin is het halve werk. Het eerste contactmoment met het nieuwe lid gaat vaak via het inschrijfformulier. Het is een gemiste kans als je daar bij wijze van spreken alleen naar de NAW gegevens vraagt. Inschrijfformulieren worden vaak thuis ingevuld. Schets daarom in het formulier wat context over de vereniging. Leg uit waar de vereniging voor staat en welke waarden de vereniging nastreeft. Vertel iets over hoe de vereniging ontstaan is. En hoe groot de vereniging is. Zo krijgen de ouders meteen een gevoel bij de vereniging. Het is meteen ook de eerste kans om uit te leggen hoe belangrijk vrijwilligers in een vereniging zijn en dat iedere ouder op zijn of haar manier een steentje kan bijdragen.
Stap 2: Een warm welkom. Wat past er bij jullie vereniging?
Met iedere nieuwe sportouder heeft de vereniging de kans om een relatie op te bouwen. En dat is belangrijk, want met een beetje hulp en sturing kan deze sportouder een betrokken sportouder worden. Iemand met een positieve houding op de club en iemand die graag zijn handen uit de mouwen steekt. Is het daarom ook niet logisch om ze een warm welkom te geven? Elke vereniging heeft zijn eigen cultuur en identiteit. En natuurlijk draag je dat direct uit bij een warm welkom voor nieuwe sportouders. Daarom is het van belang om te bepalen op welke manier jullie vereniging ouders een warm welkom geeft. Sommige verenigingen organiseren een welkomstbarbecue of -borrel, anderen een ouder/kind toernooi aan het begin van het seizoen. De vorm zou niet uit moeten maken, zolang het past bij waar jullie vereniging voor staat. Dat is de eerste stap naar een vruchtbare relatie met een betrokken sportouder.
Stap 3: Een laagdrempelig eerste contactmoment
Ouders zijn tegenwoordig druk. Met werk, de kinderen en het sociale leven. En nu moeten ze zich ook nog eens komen melden op de vereniging voor een welkomstgesprek. Dat is precies het gevoel dat ze niet moeten krijgen. Daarom is het aan te raden om de eerste contactmomenten met de nieuwe sportouder te plannen op logische momenten, die geen belemmering of extra moeite vormen. Plan het op het moment dat ze zeer waarschijnlijk toch al op de vereniging zijn, zoals bij de eerste training of de eerste wedstrijd. Of ouders het warme welkom voelen hangt natuurlijk af van meer dan alleen het welkomstgesprek. En het is ook niet alleen de taak van de bestuurder. Wanneer de ouders op de vereniging zijn dan is de interactie met de coach of een gesprekje in de kantine met een dame achter de bar net zo belangrijk om een goed gevoel te krijgen. Het warme welkom moet dus echt leven in de hele vereniging.
Stap 4: Wat vertel je tijdens het welkomstgesprek?
Een plezierig sportklimaat op de vereniging is het grootste doel en ouders vormen een essentieel onderdeel om dat voor elkaar te krijgen. Het welkomstgesprek is daar de aftrap van. Een welkomstgesprek moet leuk, informatief en niet te lang zijn. Je wil iedereen voldoende informeren, maar het moet geen geschiedenisles worden. Toch is het altijd leuk en belangrijk om achtergrondinformatie te geven. Maar wat vertel je precies tijdens zo’n gesprek of bijeenkomst? Deze pijlers helpen je op weg:
- Jullie sport: Denk aan onderwerpen als de geschiedenis, benodigdheden en spelregels.
- Jullie vereniging: Vertel iets over de geschiedenis en de organisatie van de vereniging. Over de doelstellingen en over het aantal leden. Maar ook over huishoudelijke zaken.
- De rol van ouders: Wat verwacht de vereniging van ouders en hoe dienen ouders zicht tijdens wedstrijden en trainingen te gedragen? Maak ze warm voor een rol als vrijwilliger.
Stap 5: Blijf in contact: een relatie opbouwen kost tijd
Nu jullie vereniging zich van zijn beste kant heeft laten zien in het welkomstgesprek is het belangrijk om de belofte van een warme vereniging ook na te blijven komen naar ouders. Eigenlijk is daarin maar één ding belangrijk: Blijf met ze communiceren. Dat begint bij de bestuurder, maar het is minstens zo belangrijk dat alle vrijwilligers en coaches dit ook doen. Stimuleer ze dit te doen en spreek ze er op aan. Zij zien en spreken de ouders wekelijks en kunnen in een vroeg stadium frustraties of irritaties opvangen. Of zij kunnen juist goede tips van ouders krijgen. Zorg dat ouders in die contacten serieus genomen worden en dat er iets gebeurt met hun feedback. Een betrokken sportouder, welke vereniging wil dat niet?
